Atención al Cliente y Comunicación
• Contestar teléfonos, responder correos electrónicos y proporcionar apoyo al equipo para el personal de almacén, campo y oficina.
• Mantener la imagen profesional de la empresa y ayudar a establecer estándares para este sitio.
Administración de Oficinas
• Escanear, archivar y organizar registros físicos y digitales
• Mantener sistemas de archivo precisos y accesibles
• Pedir y reponer suministros de oficina
• Preparar informes, introducción de datos y tareas administrativas generales
• Ayudar con reuniones, eventos y materiales promocionales
Coordinación de Instalaciones y Edificios
• Coordinar los servicios del edificio, incluyendo proveedores de HVAC, limpieza y mantenimiento
• Programar a los proveedores de servicios y abordar problemas menores de las instalaciones
• Escalar adecuadamente preocupaciones mayores de mantenimiento o seguridad
Apoyo a Recursos Humanos (Bajo la dirección del Director de Operaciones)
• Ayudar con el papeleo de incorporación, la documentación de nuevas contrataciones y los archivos de empleados
• Mantener registros confidenciales de personal y asegurar que la documentación esté actualizada y cumpla con la normativa
• Seguimiento de la finalización de formaciones, certificaciones y requisitos de cumplimiento
• Apoyar el registro de horas y asistir con la documentación administrativa de nóminas según sea necesario
• Ayudar a coordinar entrevistas, orientaciones y comunicaciones con los empleados
• Distribuir políticas, avisos y actualizaciones procedimentales de la empresa al personal
Soporte de Seguridad y Cumplimiento (Bajo la dirección del Director de Operaciones)
• Coordinar la programación y el seguimiento de reuniones y sesiones de formación en seguridad
• Mantener registros de formación en seguridad, hojas de registro y documentación
• Ayudar en la distribución de EPI y en el mantenimiento del inventario de suministros de seguridad
• Apoyar las inspecciones de oficinas/almacenes para el mantenimiento y el cumplimiento general de la seguridad
• Ayudar a comunicar los procedimientos de seguridad y reforzar los estándares de seguridad de la empresa
• Ayudar con los informes de incidentes y la documentación cuando sea necesario
Apoyo general
• Adaptarse a nuevas tareas y prioridades cambiantes a medida que evolucionan las necesidades del negocio
• Asistir a múltiples departamentos con necesidades administrativas y operativas
• Desempeñar otras funciones asignadas
Cualificaciones requeridas
• Bilingüe (inglés/español)
• Sólidas habilidades de atención al cliente y comunicación
• Excelente comunicación oral y escrita en inglés
• Altamente competente en los programas de Microsoft Office
• Familiarizado con la tecnología y cómodo aprendiendo nuevos sistemas
• Organización sólida y atención al detalle
• Capacidad para hacer varias tareas a la vez y priorizar en un entorno acelerado
• Asistencia profesional, fiable y puntualidad